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ARTÍCULO 1°. Adopción. La Universidad Central, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por medio de la presente resolución adopta las políticas para el tratamiento de los datos personales, la cual tiene por fin regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y protección de la información que en ejercicio de cualquier actividad académica, laboral y comercial reciba la Universidad a través de los diferentes canales de recolección de información que disponga para tal fin.
ARTÍCULO 2°. Marco Legal. La presente Política de Protección de Datos Personales, está enmarcada dentro los fines constituciones y legales, en especial: los artículos 15, 20 y 69 de la Constitución Política; la Ley 1581 de 2012; el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que sean acordes con la protección y la administración de datos personales.
ARTÍCULO 3°. Ámbito de Aplicación y Finalidad. La Universidad recolecta, almacena, trata y procesa información que ha sido suministrada por sus titulares a través de sus distintos canales y documentos, la cual es incorporada en las bases de datos o repositorios electrónicos con los que cuenta la Universidad de manera directa o a través de terceros, con el fin de utilizarla en el desarrollo de su objeto fundacional como institución de educación superior, y principalmente para:
Dar cumplimiento a las funciones y obligaciones que le atañen como institución de educación superior, las cuales se encuentran definidas por la Constitución Política, la Ley 30 de 1992, Ley 115 de 1994 y demás normas complementarias.
Contribuir a la formación de capital social y cultural, mediante el desarrollo de programas universitarios de pregrado, posgrado y educación continuada en ciencias, tecnología, artes y humanidades, que articulen las funciones de docencia, investigación y proyección social.
Establecer comunicación con la comunidad en general en aras de dar a conocer y brindar una correcta prestación de nuestros servicios, y demás actividades relacionadas con la actividad académica;.
Dar cumplimiento a obligaciones derivadas del contrato educativo, laboral o de prestación de servicios, suscritos con nuestros estudiantes, ex alumnos, egresados, docentes, empleados, ex empleados, contratistas, clientes o proveedores.
ARTÍCULO 4°. Derechos de los Titulares. Los titulares de los datos personales podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos frente a la Universidad como encargada y responsable del tratamiento de la información:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
Ser informado respecto de la finalidad y tratamiento de sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
ARTÍCULO 5°. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes. La Universidad respetuosa de los derechos de los niños, niñas y adolescentes no dará tratamiento a la información personal, con excepción de los datos catalogados como de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, Ley 30 de 1992, Ley 115 de 1994 y demás normas complementarias con los siguientes requisitos:
Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previa consulta con el menor de otorgar o no su autorización respecto de los datos necesarios e indispensables para los asuntos de carácter educativo, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado por parte de la Universidad en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá dar el uso adecuado de los mismos y salvaguardar su información. Para este fin deberán atender y aplicar siempre los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012, en sus decretos reglamentarios, en especial, el Decreto 1377 de 2013 y la presente resolución.
ARTÍCULO 6°. Deberes de la Universidad como Responsable del Tratamiento de Datos Personales. La Universidad Central, sus docentes y empleados, en su condición de responsables y encargados del tratamiento de datos personales, cumplirán con los siguientes deberes:
Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados sobre el tema.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
ARTÍCULO 7°. Autorizaciones y Consentimiento. El titular de la información, con el fin de que sean tratados sus datos, autorizará de manera libre, previa, expresa, voluntaria e inequívoca a la Universidad Central conforme a lo establecido en la presente resolución y en los avisos de privacidad, los cuales podrán constar en documento físico, electrónico, página web, o cualquier otro medio que garantice su verificación y que permita concluir de manera inequívoca dicha autorización.
ARTÍCULO 8°. Medios. Para que los titulares de la información o sus causahabientes ejerzan sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización deberán:
Atender los lineamientos y políticas que se fijen al interior de cada área encargada de la información mediante los formatos definidos para tal fin.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una de las bases de datos de la Universidad deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2013, podrán presentar su reclamo a través del correo protecciondedatos@ucentral.edu.co, en el cual deberán indicar:
Identificación del Titular;
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
Dirección de notificación o comunicación;
Correo electrónico en donde se le pueda remitir información; y
La información adicional que complemente y soporte la solicitud.
ARTÍCULO 9°. Procedimiento de consultas. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el responsable o encargado del tratamiento informará al interesado, los motivos de la demora, y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 10°. Procedimiento de reclamos. Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el responsable o encargado del tratamiento informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo del titular o sus causahabientes no cumplen con el lleno de los requisitos establecidos en el literal b) del artículo 7º de la presente resolución, el responsable o encargado del tratamiento de la información requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane, amplíe o complemente la solicitud. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que el responsable o encargado del tratamiento de la información reciba el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. De no ser competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
ARTÍCULO 11°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición (21 de agosto de 2013).
