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Proyecto para promover el buen
uso del idioma español

Por: Diana Mantilla

Las actas

Un acta es un texto que se elabora con el fin de dejar constancia de las discusiones, acuerdos y decisiones que tienen lugar en una junta o reunión. Si bien su uso es más común en contextos administrativos, se emplea en organizaciones de diversa índole: grupos académicos, organizaciones cívicas, asociaciones profesionales, etc.

Es un documento oficial.

  • Las actas no solo informan sobre la realización de una reunión, sino que certifican lo ocurrido en ella. En esa medida, suelen ir acompañadas del visto bueno de la persona de mayor jerarquía dentro de la organización o grupo reunido o, en algunos casos de las firmas de todos los asistentes.

Da cuenta de lo ocurrido en estricto orden cronológico.

La información sobre lo sucedido debe presentarse de la manera más objetiva posible.

  • Quien redacta un acta no debe modificar el sentido de lo dicho por los participantes; no obstante, puede realizar síntesis de sus intervenciones. Cuando hay un secretario o relator en el grupo, él es el encargado de registrar por escrito lo ocurrido durante la sesión; de lo contrario, es necesario asignar esta función al iniciar la reunión.

Los hechos y las intervenciones se
relatan en tercera persona.

  • Algunos autores como García Núñez (2004) recomiendan también el uso de la conjugación verbal en tiempo presente para la redacción de las actas, ya que se asume que la realización de las mismas es simultánea al desarrollo de la sesión.

La excepción a dos reglas

En la redacción de las actas suelen omitirse dos reglas que se consideran
imprescindibles en los demás tipos de textos:

Uso de comillas

Uno de los usos más importantes de las comillas es la identificación de aquellos pasajes de los textos en los que se
reproducen las palabras de otros; sin
embargo en las actas, al mencionar lo que cada persona dice en sus intervenciones, sus palabras no se encierran entre comillas.

Gerundio al iniciar una oración

En los manuales de redacción se recomienda, comúnmente, no iniciar una oración con el gerundio de un verbo; no obstante, esta es una práctica admitida en la redacción de las actas para indicar la hora de inicio o de terminación de las reuniones, por ejemplo:

-Siendo las 10:00 a. m. se reúnen…

-No habiendo más temas por tratar, se da por terminada la sesión a las 11:00 a. m.

Un ejemplo de acta

Identifiquemos la estructura básica de las actas mediante un ejemplo: un acta de reunión del grupo de trabajo de Tu Lengua.

Universidad Central
Departamento de Comunicación y Publicaciones

Proyecto Tu Lengua
Acta de reunión n.o 1

Siendo las 11:00 a. m. se da por terminada la reunión. En constancia firman los asistentes:

Asistentes

Óscar Arango, redactor-corrector de estilo

Laura Zoar Blanco Adarve, redactora-correctora de estilo

Fernando Gaspar Dueñas, redactor-corrector de estilo

Diana María Mantilla Gómez, asistente de comunicaciones

Pedro María Mejía Villa, editor de medios institucionales

Jeniffer Liliam Mendoza Espinosa, redactora-correctora de estilo

Camilo Moncada Morales, administrador de contenidos web

Jairo Iván Orozco Arias, diseñador gráfico

Nicolás Rojas Sierra, redactor-corrector de estilo

Juan Manuel Serrano Pérez, editor de proyectos institucionales

Carlos Manuel Varón Castañeda, redactor-corrector de estilo

Katya Alexandra Villota González, diseñadora interactiva

Orden del día

1. Ejes temáticos del proyecto

2. Fases del proyecto

3. Tareas para la próxima reunión


Encabezamiento. Presenta los datos acerca de la reunión o junta a la que corresponde el acta: nombre de la organización o grupo, fecha, lugar, asistentes (incluyendo su cargo si es posible) y el conjunto de temas a tratar durante la reunión, llamado orden del día.

Desarrollo de la reunión

1. Ejes temáticos del proyecto

Camilo Moncada propone que el proyecto Tu Lengua se concentre en contribuir a la solución de los siguientes problemas en el uso del lenguaje:

• Necesidad de apropiarse de estrategias que faciliten una comunicación adecuada de acuerdo con el contexto.

• Falta de coherencia y cohesión en los textos y discursos.

• Falta de asimilación de las normas ortográficas y gramaticales.

• Falta de conciencia acerca de las dimensiones ética y estética implícitas en el uso del lenguaje.

• Vocabulario escaso.

La propuesta se aprueba por asentimiento.

2. Fases del proyecto

Diana Mantilla afirma que se debe realizar una fase de expectativa que culmine con una actividad de lanzamiento del proyecto. Acto seguido, Jairo Orozco propone que, luego de la entrega de los fascículos que harán parte del desarrollo del proyecto, se realice una actividad de reactivación del mismo. La propuesta se aprueba por asentimiento.

3. Tareas para la próxima reunión

Todos los integrantes del grupo de trabajo traerán a la próxima reunión propuestas concretas sobre el posible desarrollo del proyecto (acciones puntuales dentro de cada una de las fases identificadas, temas puntuales a tratar y estrategias para abordarlos), a partir de los cinco problemas propuestos como ejes del mismo.


Cuerpo. Es la parte del acta que contiene la síntesis de los hechos, deliberaciones, acuerdos, compromisos o asignaciones de tareas ocurridos durante la reunión; según el desarrollo de esta, el cuerpo puede dividirse en secciones, por ejemplo, “deliberaciones” y “acuerdos”, o por apartados correspondientes a cada tema tratado. Cuando el grupo reunido toma decisiones o aprueba propuestas, suele mencionarse el procedimiento mediante el cual se acoge la decisión: puede ser mediante votación (en este caso se especifica el número de votos) o por asentimiento (manifestación de aprobación de los integrantes del grupo).

Siendo las 11:00 a. m. se da por terminada la reunión. En constancia firman los asistentes:


Cierre. En esta parte se finaliza el acta, indicando la hora en la que termina la reunión. Además, se incluyen el nombre de quien elaboró el acta y las firmas, sellos y demás elementos a los que haya lugar para oficializarla.

Referencias

Álvarez, A. I. (2005). Escribir en español. Oviedo: Ediciones Nobel S. A.

García Núñez, L. F. (2004). Escribir es pensar. Bogotá D. C.: Centro de Comunicación Educativa Audiovisual (Cedal).

Real Academia Española. (2010). Nueva gramática de la lengua española. Manual. Madrid: Espasa.

Sánchez, C. H.; Serrano, G. y Peña, J. I. (2008). Lógica y argumentación: Herramientas para un análisis crítico de argumentos [texto en revisión]. Bogotá: Universidad Nacional de Colombia.

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